AIで議事録を作成する方法｜録音から要約までの手順と、失敗しないコツ

会議のたびに議事録を作る。この作業を負担に感じている人は多いはずです。会議中は発言を追いながらメモを取り、終わった後は録音を聞き返しながら文章にまとめ、決まったことを整理する。一時間の会議の議事録に、その何倍もの時間がかかることも珍しくありません。この地味で時間のかかる作業を、生成AIは大きく軽くしてくれます。この記事では、AIを使って議事録を作る手順を、録音の準備から要約の仕上げまで、順を追って説明します。

まず全体像をつかんでおきましょう。AIを使った議事録づくりは、大きく三つの段階に分かれます。会議を録音する段階、その音声を文字に起こす段階、そして起こした文字を議事録の形に整える段階です。このうち、文字起こしと整えの二つを、生成AIが肩代わりしてくれます。人が手作業でやっていた「聞き返して書き取る」「要点をまとめる」という手間の重い部分を、AIに任せられるのです。人がやるのは、録音を用意することと、出てきた結果を確認して仕上げること。役割の大部分がAI側に移ります。

この方法の良いところは、特別な高価なソフトがなくても始められる点です。無料で使える生成AIのツールでも、音声を読み込ませて文字に起こし、要点をまとめさせることができます。もちろん、議事録づくりに特化した有料のサービスもありますが、まずは無料の範囲で試して、自分の会議に合うかどうかを確かめるところから始められます。毎週の定例会議のように繰り返しがある会議ほど、一度やり方を身につければ、その効果は積み重なっていきます。

具体的に、AIに任せられることを挙げてみます。録音した音声を文章に起こすこと。長い会話を要点だけに要約すること。決まったこと、つまり決定事項を抜き出すこと。誰が何をいつまでにやるのか、という宿題を一覧にすること。話がそれた雑談を除いて、本筋だけを残すこと。これらはどれも、手作業でやると時間のかかる作業ですが、適切に指示すればAIが数分でこなします。議事録に必要な要素を、それぞれ別の指示で取り出していくイメージです。

もちろん、AIに任せきりにはできません。AIの文字起こしは万能とは言えず、専門用語や社名、人名を聞き間違えることがあります。決定事項の抜き出しも、細かなニュアンスを取りこぼすことがあります。だからこそ、最後に人が目を通して直す工程は欠かせません。とはいえ、ゼロから全部を手で書くのと、AIが作った下書きを直すのとでは、かかる時間がまるで違います。AIを下書き係として使い、仕上げは人が担う。この分担が、いちばん現実的で効果の大きい使い方です。

議事録づくりにAIを使うことには、時間の節約以外の効果もあります。会議中にメモを取ることに集中しなくてよくなるので、参加者は議論そのものに専念できます。今まで、書き取ることに気を取られて発言のタイミングを逃していた人も、録音に任せて議論に加われます。記録をAIに預けることで、会議の中身がむしろ濃くなる。この副次的な効果は、議事録の時短と同じくらい価値があります。記録係を一人立てていた会議なら、その人を議論の戦力に戻せる、とも言えます。

この記事の後半では、録音の準備の仕方、文字起こしの手順、議事録の形に整えるための具体的な指示の書き方、そして気をつけたい注意点までを、順に説明していきます。読み終える頃には、次の会議から、AIを使った議事録づくりを自分で試せるようになっているはずです。その前に、AIで議事録を作ることへの、よくある不安にも触れておきます。「AIに任せて、大事なことが抜けたらどうしよう」という心配です。この不安はもっともですが、順序を逆に考えると気が楽になります。AIに任せるのは、下書きを作るところまでです。抜けや間違いがないかを確かめるのは、これまでと同じく人の仕事として残ります。つまり、確認の責任を手放すわけではありません。手放すのは、ゼロから書き起こすという重労働の部分だけです。この線引きが分かれば、AIに任せることへの抵抗は、ずいぶん小さくなります。

もう一つ、始めるのに完璧な環境はいらない、という点も伝えておきたいところです。高性能なマイクや、有料のサービスを最初からそろえる必要はありません。手元のスマートフォンで録った音声と、無料の生成AIがあれば、今日の会議からでも試せます。やってみて、思ったより使えると感じたら、そこから道具を整えていけばよいのです。まず一度、小さく試してみる。その一歩が、議事録の負担を軽くする入り口になります。まずは、うまくいくかどうかを大きく左右する「録音の準備」から見ていきましょう。ここを丁寧にやるかどうかで、後の工程の楽さが変わってきます。

準備の段階｜録音の仕方と、使えるAIツールの種類

AIを使った議事録づくりで、仕上がりを最も左右するのが、録音の質です。どんなに優秀なAIでも、聞き取れない音声は文字にできません。まずは、きれいに録る工夫から押さえておきましょう。

録音のコツは、いくつかあります。ひとつは、マイクを話し手の近くに置くことです。会議室の端に置いたスマートフォン一台では、遠くの席の声が拾えないことがあります。可能なら、机の中央に置くか、複数の端末で録るとよいでしょう。もうひとつは、雑音を減らすことです。空調の音、紙をめくる音、扉の開け閉め。こうした雑音は、AIの聞き取りを妨げます。静かな部屋で、余計な物音を立てないよう心がけるだけで、文字起こしの精度は上がります。オンライン会議なら、会議ツールに備わった録音機能を使うと、それぞれの声が比較的きれいに残ります。

録音の形式にも触れておきます。一般的な音声ファイルの形式であれば、たいていのAIツールは読み込めます。長時間の会議を一つのファイルで録ると、後で扱いにくいことがあるので、区切りのよいところで分けておくと、後の工程が楽になります。また、録音を始める前に、参加者へ録音する旨を伝えておくのが礼儀であり、後々のトラブルを防ぐことにもつながります。ここは省かないようにしましょう。

次に、使えるAIツールの種類を整理します。大きく分けて、三つのタイプがあります。ひとつめは、無料で使える汎用の生成AIです。音声を読み込ませて文字起こしと要約ができ、費用をかけずに始められます。まず試すならこのタイプが手軽です。ふたつめは、文字起こしに特化したサービスです。話し手ごとに発言を分けたり、精度を高めたりする機能があり、長時間の会議を頻繁に扱う人に向いています。みっつめは、議事録づくりそのものに特化したサービスです。会議ツールと連携して自動で録音し、決定事項や宿題まで整理してくれるものもあります。

どのタイプを選ぶかは、会議の頻度と重要度で決めるとよいでしょう。たまにしか議事録を作らないなら、無料の汎用AIで十分です。毎日のように会議があり、正確な記録が求められるなら、特化型の有料サービスを検討する価値があります。大切なのは、いきなり高価なサービスに飛びつくことではありません。まず無料の範囲で試して、自分の会議に生成AIが役立つ手応えをつかんでから、必要に応じて段階を上げていくことです。

準備の段階でもうひとつ決めておきたいのが、どんな議事録に仕上げたいかという形です。決定事項だけを簡潔に残したいのか、議論の流れも含めて詳しく残したいのか。会議の性質によって、必要な議事録の形は変わります。この完成形をあらかじめイメージしておくと、後でAIに指示を出すときに、狙った形をはっきり伝えられます。行き当たりばったりで頼むより、ゴールを決めてから頼むほうが、手直しが少なくて済みます。過去の議事録があるなら、その形をAIに見せて「これと同じ体裁で作って」と頼むのも手です。会社ごとの決まった書式に、すぐそろえられます。録音の準備に関して、もう一つ知っておくと役立つのが、会議の冒頭に簡単な情報を口に出しておくことです。会議の名前、日付、出席者の名前を、録音の最初に声で入れておく。たったこれだけで、後でAIに議事録を作らせるとき、日時や参加者を正しく拾わせやすくなります。人の記憶や別のメモに頼らず、録音そのものに必要な情報を含めておく工夫です。定例会議なら、この冒頭の一言を習慣にしておくと、毎回の議事録づくりがなめらかになります。

オンライン会議の場合は、画面共有した資料も、後の議事録づくりに効いてきます。会議中に見せた資料のファイルを手元に残しておけば、AIに文字起こしと一緒に渡して、「この資料の内容も踏まえて議事録を作って」と頼めます。音声だけでは分かりにくい数字や固有名詞を、資料が補ってくれるのです。音声と資料の両方を材料にすると、議事録の正確さが一段上がります。手元にある材料は、遠慮なくAIに渡してかまいません。

ツール選びで迷ったときは、まず今使っている環境から考えるとよいでしょう。ふだんオンライン会議のツールを使っているなら、その録音機能から始めるのが自然です。すでに何かの生成AIを触ったことがあるなら、それに音声を読み込ませてみるのが手っ取り早い。新しいサービスを一から探すより、手元にあるものを使い倒すほうが、始めるまでの手間がかかりません。使ってみて物足りなさを感じてから、特化型のサービスを調べても遅くはありません。道具は、必要になったときに増やせばよいのです。次の章では、いよいよ録音を文字に起こし、議事録の形に整えていく具体的な手順に入ります。

手順の段階｜文字起こしから議事録の形に整えるまで

準備が整ったら、いよいよAIに作業を任せていきます。ここでは、無料の汎用生成AIを使う場合を例に、録音を議事録に変えるまでの流れを順に説明します。特化型のサービスを使う場合も、考え方の骨組みは同じです。

最初の工程は、文字起こしです。生成AIの画面に録音した音声ファイルを読み込ませて、こう頼みます。「この会議の音声を文字に起こしてください。話し手が変わったところで改行し、聞き取れなかった箇所は伏せ字にしてください」。話し手ごとに改行させると、後で誰の発言かを追いやすくなります。聞き取れない箇所を無理に埋めさせず、伏せ字にさせるのは、AIが勝手にもっともらしい言葉で埋めてしまうのを防ぐためです。まずは、ありのままの文字起こしを手に入れます。

文字起こしができたら、次は整えの工程です。起こしたばかりの文章は、言いよどみや繰り返し、雑談が混ざっていて、そのままでは読みにくいものです。そこで、こう頼みます。「この文字起こしから、言いよどみや繰り返しを取り除き、意味を変えずに読みやすい文章に整えてください」。これで、会話の生々しさが消え、記録として読める文章になります。ここまでで、素材としての土台ができあがります。

土台ができたら、議事録として必要な要素を取り出していきます。ここが、AIの得意とするところです。まず全体の要約を頼みます。「この会議の内容を、三百文字程度で要約してください」。次に決定事項を抜き出します。「この会議で決まったことを、箇条書きで挙げてください」。さらに宿題を一覧にします。「誰が、何を、いつまでにやるのかを、担当者ごとに表の形でまとめてください」。このように、必要な要素を一つずつ別々の指示で取り出すと、それぞれの精度が上がります。全部を一度に頼むより、分けて頼むほうが確実です。

取り出した要素を組み合わせれば、議事録の骨組みが完成します。冒頭に日時と参加者、次に要約、そして決定事項、宿題の一覧、最後に必要なら議論の詳細。この順に並べると、読み手が知りたい順の議事録になります。決まったことと、やるべきことが先に来る形は、後で読み返す人にとって親切です。AIに「この要素を、議事録の形に並べてください」と頼めば、体裁を整えるところまでやってくれます。

最後に、人の手で確認します。ここは省けない工程です。社名や人名、専門用語が正しく変換されているか、決定事項に抜けや取り違えがないか、宿題の期限が合っているか。自分が参加した会議なら、記憶と照らし合わせながら読めば、おかしな箇所はすぐ気づきます。気になる部分は、AIにその箇所だけ直させるか、自分で書き直します。ゼロから作るのに比べれば、この確認と手直しにかかる時間はごくわずかです。この一連の流れで大切なのは、工程を細かく分けることです。文字起こし、整え、要約、決定事項、宿題。これらを一度の指示でまとめて頼むと、AIはどこかを雑に処理しがちです。一つずつ順に頼めば、それぞれの工程に集中させられます。手間が増えるように感じるかもしれませんが、後の手直しが減るぶん、結果としては速く仕上がります。急いで一気に頼んで直しに追われるより、分けて頼んで一度で仕上げるほうが、総じて楽なのです。

慣れてきたら、自分の会議に合わせて指示を少しずつ調整していくとよいでしょう。技術的な会議なら専門用語の確認を厚めに、意思決定の会議なら決定事項の抜き出しを丁寧に、といった具合です。会議の種類ごとに、力を入れる工程は変わります。何度か繰り返すうちに、自分の職場の会議にちょうど合う頼み方が見えてきます。最初から完璧を目指さず、回を重ねて磨いていく。この積み重ねが、議事録づくりを自分のものにしていきます。

文字起こしの結果を整えるとき、もう一つ覚えておくと便利な頼み方があります。それは、口調をそろえてもらうことです。会議の発言は、人によって語尾も言い回しもばらばらです。そのまま議事録にすると、読みづらくなります。「全体を、です・ます調の統一した文体で整えてください」と一言添えると、記録として読みやすい、そろった文章になります。逆に、発言のニュアンスを残したいときは、「発言はそのままの言い回しで残してください」と頼めば、生々しさを保てます。どちらがよいかは、その議事録を何に使うかで決めてください。社外にも配る正式な記録なら文体をそろえ、社内の覚え書きなら発言のままでも十分です。読み手と用途を思い浮かべながら整えると、ちょうどよい塩梅が見つかります。次の章では、この手順をさらに使いこなすための、指示の型と、手作業やツールとの比較を見ていきます。

使いこなしの段階｜指示の型と、手作業・ツールとの比較

議事録づくりをAIで繰り返すなら、指示の型を用意しておくと、毎回の作業が一気に速くなります。よく使う頼み方を文面として保存しておき、会議ごとに録音を差し替えて使い回すのです。ここでは、そのまま使える指示の型を紹介します。

たとえば、こんな型を一つ持っておくと便利です。「あなたは会議の議事録を作る担当者です。この文字起こしをもとに、次の形式で議事録を作ってください。一、要約を三百文字以内で。二、決定事項を箇条書きで。三、宿題を担当者・内容・期限の表で。四、次回への申し送りがあれば箇条書きで。専門用語や固有名詞に不確かな箇所があれば、末尾にまとめて指摘してください」。役割を与え、出してほしい要素を番号で並べ、不確かな箇所の申告まで頼む。この一文を保存しておけば、次からは録音を渡して貼り付けるだけです。

不確かな箇所を末尾に指摘させる、という一言は、地味ですが効きます。AIは自信のない部分も平然と書いてしまうので、あらかじめ「怪しいところは申告して」と頼んでおくと、人が確認すべき箇所が絞り込めます。全体を疑ってかかるより、指摘された箇所を重点的に見るほうが、確認の手間がぐっと減ります。

では、AIを使う方法は、これまでの手作業や、専用ツールと比べてどうなのか。整理すると、次のようになります。

この表のとおり、方法に唯一の正解はありません。ごく短い打ち合わせや、外に出せない機密の会議なら、手作業のほうが安心なこともあります。まず試すなら無料の汎用AI、量が多いなら特化型、という段階の分け方が現実的です。会議の性質と頻度に合わせて、無理のない方法を選んでください。多くの人にとっては、無料の汎用AIから始めて、必要を感じたら特化型に移る、という順路が合っています。

議事録づくりを入り口に、生成AIを仕事全体へ広げていきたくなったら、体系立てて学べる本を一冊持っておくと心強いです。手を動かして詰まったときに引ける参考書があると、応用のきき方が変わります。以下に、生成AIの活用を幅広く扱った本を紹介します。議事録に限らず、日々の作業を軽くするヒントが見つかります。

注意点と、よくある質問

AIを使った議事録づくりは便利ですが、任せきりにできない部分があります。安心して使い続けるために、気をつけたい点を押さえておきましょう。

最も注意したいのが、機密情報の扱いです。会議の内容には、社外に出せない情報が含まれることが少なくありません。無料の生成AIに入力した内容は、サービスの改善に使われる場合があるため、未公開の経営情報や、取引先の秘密、個人情報を含む会議の録音を、安易に読み込ませるのは避けたほうが安全です。機密性の高い会議では、外部に情報が渡らない仕組みのサービスを選ぶか、手作業で作るのが無難です。どこまでAIに任せてよいかは、会議の性質を見て線を引いてください。

次に、聞き間違いへの備えです。AIの文字起こしは、社名や人名、業界特有の言葉を取り違えることがあります。とりわけ、同じ読みで違う漢字が当たる言葉や、略語は間違いが起きやすいところです。だからこそ、最後に人が確認する工程を欠かしてはいけません。よく出てくる固有名詞は、あらかじめ正しい表記をAIに伝えておくと、間違いが減ります。「この会議には田中部長と佐藤課長が出席しています」と先に教えておくだけでも、名前の取り違えを抑えられます。

もうひとつ、決定事項の取りこぼしにも気をつけましょう。会議では、はっきり「決まりました」と言われないまま、流れで合意されることがあります。こうした暗黙の合意を、AIは決定事項として拾いきれないことがあります。自分が参加した会議なら、記憶と照らして「あの話は決定事項に入っているか」を確認してください。大事な決定が抜けたまま議事録が回ると、後で認識の食い違いを生みます。ここは、人の記憶がAIを補う場面です。AIと人は、それぞれ得意なところが違います。AIは、長い音声を根気よく文字に起こし、大量の文章を素早くまとめるのが得意です。人は、その場の空気や、言葉にされなかった合意を汲み取るのが得意です。この二つを組み合わせると、どちらか一方だけでは届かない質の議事録になります。AIに任せる部分と、人が担う部分を見極める。それが、上手に使いこなす人の共通点です。

これらの点を、よくある質問の形で整理します。

Q1. 無料のAIだけで議事録は作れますか

作れます。無料の汎用生成AIでも、音声の文字起こしから要約、決定事項の抜き出しまでできます。まずは無料の範囲で試して、自分の会議に合うかを確かめるのがおすすめです。毎日のように会議があり、より高い精度や自動化を求めるようになったら、そのとき有料の特化サービスを検討すればよいでしょう。

Q2. 文字起こしの間違いはどうすれば減らせますか

録音の質を上げることと、固有名詞を先に伝えることの二つが効きます。マイクを話し手の近くに置き、雑音の少ない環境で録るだけで、精度は上がります。加えて、出席者の名前や社名、専門用語の正しい表記をあらかじめAIに教えておくと、取り違えが減ります。それでも残る間違いは、最後の確認で直してください。

Q3. 機密性の高い会議でも使ってよいですか

慎重な判断が必要です。無料のツールは入力内容がサービス改善に使われる場合があるため、未公開情報や個人情報を含む会議には向きません。そうした会議では、外部に情報が渡らない仕組みのサービスを選ぶか、手作業で作るのが安全です。会議の内容の重さに応じて、使う手段を分けてください。

Q4. どのくらい時間を短縮できますか

会議の長さや求める精度によりますが、聞き返して手で書き起こす作業がなくなるだけで、多くの時間が浮きます。AIが下書きを作り、人は確認と手直しに集中できるからです。ゼロから全部を書くのに比べ、仕上げまでの時間は大きく縮みます。繰り返しのある定例会議ほど、その効果は積み重なっていきます。

AIを使った議事録づくりは、録音を用意し、文字起こしと整えをAIに任せ、最後に人が確認する。この流れさえ押さえれば、誰でも今日から試せます。まずは次の会議で、短い録音を一つ、生成AIに読み込ませてみてください。手作業との差を、一度体験すれば実感できます。使ううちに、自分の会議に合った指示の型が固まり、議事録づくりはぐっと軽くなっていきます。

最後に、AIで浮いた時間の使い方にも触れておきます。議事録づくりが速くなると、これまでその作業に費やしていた時間が空きます。その時間を、決まったことを関係者へ早く共有したり、次の会議の準備に充てたりできます。議事録は、作ることそのものが目的ではありません。決まったことを動かすための道具です。作る手間が軽くなったぶんを、決めたことを前に進める時間へ回す。そう考えると、AIを使った議事録づくりは、単なる時短の話にとどまらず、会議の成果を実際の行動へつなげる助けにもなります。小さな一歩から、ぜひ試してみてください。