Workspace Intelligenceとは Geminiが社内の情報を使う仕組みと設定

Workspace Intelligenceは、GmailやGoogleドライブに入っている仕事の情報を、Geminiが自分で探して使えるようにする仕組みです。

2026年4月22日にGoogleが発表し、Business StarterからEnterprise Plusまでの有料プランでは、最初からオンになっています。

さらに2026年11月14日からは、Google ToDo リストの中身も参照の対象に加わります。

この記事では、Googleの公式ヘルプと管理者向けの通知をもとに、仕組みと設定の場所、そして小さな会社がオンのままにするか決めるときの見方を順に説明します。

Workspace Intelligenceとは何か

Googleの管理者向けヘルプは、この仕組みを次のように説明しています。

「Workspace インテリジェンスは、複数のアプリのコンテンツを検索し、Gemini in Workspace に詳細なコンテキストを提供することにより、生成 AI エクスペリエンスの有用性と関連性を高めます。」

言い換えると、Geminiに質問するたびに「このメールとこの資料を見て」と添える手間を、Google側が肩代わりする仕組みです。

名前に「Intelligence」とありますが、新しいAIモデルの名前ではありません。

Geminiという同じAIに、社内の情報をどこまで渡すかを決める土台の部分にあたります。

Geminiとの関係

Geminiは文章を考えて書くAIで、Workspace Intelligenceはそこへ材料を運ぶ係です。

Googleの公式ブログでは、散らばったメール・チャット・ファイルを1つの「知識のつながり」にまとめるものとして紹介されています（原文は英語で、ここでは和訳しています）。

名前	役割	利用者から見えるか
Gemini	質問に答える・文章や表を作る	サイドパネルやチャット欄として見える
Workspace Intelligence	メールやファイルを探してGeminiに渡す	画面には出ない。管理コンソールに設定がある
Google Workspace のスマート機能	利用者ごとに、データをスマート機能に使うかを決める	Gmailの設定画面にある
Geminiアプリ	Workspaceの外で動く単体のGemini	別の画面。今回の設定の対象外

発表された時期

Googleは2026年4月22日、Workspaceの更新情報ブログで管理者向けの設定とあわせてこの仕組みを公表しました。

翌23日には、製品担当の副社長による紹介記事が公式ブログに載っています。

何ができるようになったのか

Workspace Intelligenceそのものは画面に出ませんが、その上で動く機能はいくつも増えています。

公式ヘルプが挙げている主な使い道は、Gmail・ドキュメント・スプレッドシート・スライド・ドライブ・ChatのサイドパネルにいるGeminiと、文書作成サポート、それにMeetの自動メモです。

アプリごとの変化

アプリ	いま起きていること	まず試すこと
Google Chat	「Ask Gemini」がその日のやることや未読をまとめて見せる	朝に「今日の優先事項は」と聞く
Gmail	検索結果の上に要点をまとめた「AIによる概要」が出る	取引先名で検索して要約を読む
Googleドライブ	ファイルの題名だけでなく中身まで踏まえて答える	フォルダを選んで中身の要約を頼む
ドキュメント	メールや会議メモを集めて報告書の下書きを作る	案件名を入れて進み具合の報告を頼む
スプレッドシート	言葉で説明した表を組み立てる	作りたい集計表を文章で伝える

公式ヘルプが示す使い方の例

ヘルプには、上司に「プロジェクトX」の進み具合を送る場面が例として載っています。

ドキュメントでGeminiに頼むと、関連する会議メモ・資料・チャットの話し合いをまとめて参照し、「完全な引用を含むレポートの下書きを数秒で作成します」と書かれています。

どの資料から書いたかが下書きに残るので、読み手は元の情報までさかのぼって確かめられます。

小さな会社での使いどころ

たとえば工務店なら、施主とのメール、現場の写真、見積もりのスプレッドシートがばらばらの場所にあります。

これまでは月末の報告をまとめるたびに、3つのアプリを行き来して数字と経緯を拾い集めていました。

Workspace Intelligenceが働いていれば、ドキュメントで「〇〇邸の今月の進み具合を報告書にして」と頼むだけで、メールと見積もりの両方を踏まえた下書きが出てきます。

士業の事務所なら、顧客ごとのやり取りをGmailで検索したとき、要点のまとめが検索結果の上に表示されます。

長いスレッドを最初から読み直さなくても、前回どこまで話したかを1分ほどで思い出せます。

参照するデータソースは4つ、11月14日からToDoリストが加わる

2026年10月23日に更新された日本語版ヘルプでは、対象のサービスはGmail、ドライブとドキュメント、カレンダー、チャットの4つです。

ドライブとドキュメントには、スプレッドシート、スライド、PDF、画像、Google Vidsなども含まれます。

データソース	既定の設定	使われ始めた時期
Gmail	オン	2026年4月から
ドライブとドキュメント	オン	2026年4月から
カレンダー	オン	2026年4月から
チャット	オン	2026年4月から
Google ToDo リスト	オン	2026年11月14日から

Gemini ToDoリスト連携で変わること

Googleが管理者あてに送った10月22日の通知によると、ToDoリストの設定は10月14日から管理コンソールに表示されています。

既定ではすべての利用者についてオンで、実際に参照が始まるのは11月14日です。

通知では、必要なら30日以内にオフにできるとされています。

ToDoリストには「見積もりを出す」「請求書を送る」のような仕事の予定がそのまま並ぶため、Geminiがその日の優先順位を考える材料になります。

たとえば朝にChatで「今日やることは」と聞くと、カレンダーの予定に加えて、ToDoリストに残っている期限の近い作業も並べて答えられるようになります。

反対に、ToDoリストを私的なメモ帳として使っている人は、その中身も同じように参照の対象になる点に気をつけてください。

ヘルプの一覧にはまだToDoが載っていない

10月23日時点の公式ヘルプの対応サービス一覧には、ToDoリストがまだ出ていません。

管理者あての通知が先に届き、ヘルプがあとから追いつく形になっているので、11月14日の前後にもう一度ヘルプを見直すと確実です。

3つの日付で流れをつかむ

この仕組みは段階的に広がっているため、日付で整理すると自社の状況を判断しやすくなります。

図の左から右へ、提供の開始、設定項目の追加、ToDoリストの参照開始の順に進みます。

11月14日より前にオフにしておけば、ToDoリストの中身は一度も参照されません。

反映に最大48時間かかるため、止めると決めたなら11月12日までに作業を終えておくと安全です。

日付ごとにやること

日付	起きること	管理者がすること
2026年4月22日	4つのデータソースで提供が始まる	オンのままでよいか一度だけ確かめる
2026年10月14日	ToDoリストの設定が管理コンソールに出る	設定画面に新しい項目があるか見る
2026年11月12日ごろ	反映の48時間を見込んだ最終日	止めるならここまでにオフにする
2026年11月14日	ToDoリストの参照が始まる	使う場合は利用者に知らせる

2つのスイッチがある 管理者の設定と利用者の設定

Workspace Intelligenceが実際に働くかどうかは、管理者側と利用者側の2つの設定で決まります。

管理者がオンにしていても、利用者が自分の設定でスマート機能を切っていれば、その人のGeminiは社内の情報を使いません。

公式ヘルプも、管理コンソールでソースが有効でも、各ユーザーは「Workspace のスマート機能をオフにして、Workspace Intelligence を含むすべての Gemini in Workspace 機能を無効にできます」と書いています。

設定	誰が触るか	場所	決めること
Workspace Intelligenceのデータソース	管理者	管理コンソールの生成AIの項目	どのサービスをGeminiに探させるか
Google Workspace のスマート機能	利用者本人	Gmailの設定の「全般」タブ	自分のデータをGeminiなどに使うか
Gmail、Chat、Meet のスマート機能	利用者本人	Gmailの設定の「全般」タブ	自動の振り分けや返信候補を使うか
データ損失防止のルール	管理者	管理コンソールのセキュリティ	機密情報の扱いを組織として制限する

Workspace スマート機能とは

Gmailのヘルプによると、スマート機能の設定は3つに分かれています。

そのうち「Google Workspace のスマート機能」をオンにすると、要約や下書きをGeminiに頼むといった機能が使えるようになります。

この設定はウェブブラウザのGmailから変えられ、変えた内容はログインしているすべての端末に効きます。

日本ではスマート機能が最初からオフになっている

見落としやすいのがここです。

Gmailのヘルプには「以下の国や地域にお住まいの場合、スマート機能の設定はデフォルトでオフになっています」とあり、その一覧に日本が入っています。

ほかに挙がっているのは欧州経済領域、スイス、英国です。

つまり日本の会社では、管理者側がすべてオンでも、社員が自分でスマート機能をオンにしていなければGeminiは社内の情報を探しに行かない場合があります。

「Geminiに聞いても社内のことを知らない」という声が出たら、まず本人の設定を確認すると原因が早く見つかります。

よくあるのは、代表は自分でオンにして便利に使っているのに、同じ指示を出した社員の画面では社内の資料を拾ってこない、という食い違いです。

この場合、管理コンソールを何度見直しても原因は見つかりません。

社員本人のGmailの設定を開き、スマート機能がオフのままになっていないかを先に見るのが近道です。

Workspace スマート機能をオフにする場所とオンにする場所

手順はオンでもオフでも同じで、パソコンのGmailから入ります。

手順	画面の操作	確かめること
1	右上の歯車から「すべての設定を表示」を開く	会社のアカウントでログインしているか
2	「全般」タブを下へ送る	「Google Workspace のスマート機能」の欄があるか
3	「Workspace のスマート機能の設定を管理」を押す	いまのオンとオフの状態
4	必要な方に切り替えて保存する	他の端末でも同じになっているか

会社のアカウントでは、管理者が組織全体の既定値を決めていることもあります。

画面の表示が説明と違うときは、自分で変える前に社内の管理者へ確認してください。

データソースをオフにしても使われるもの

管理者がデータソースをオフにしても、Geminiが社内の情報に一切触れなくなるわけではありません。

公式ヘルプによると、オフにしたソースは「積極的に検索」されなくなるだけで、利用者が特定のファイルやメールを名指しした場合は、その中身が回答に使われることがあります。

例として、ドライブをオフにしても、利用者は特定のファイルについてGeminiに質問でき、Geminiはそのファイルを参照すると書かれています。

開いている文書はいつでも使われる

もう1つの例外が、いま画面で開いている文書です。

ドキュメントで資料を開いた状態でサイドパネルのGeminiに質問すると、ドライブとドキュメントがオフでも、その資料の中身を踏まえて答えます。

場面	データソースがオンのとき	データソースがオフのとき
「先月の見積もりを探して」と頼む	ドライブ全体から探す	探さない
ファイルを名指しして質問する	そのファイルを読む	そのファイルを読む
開いている文書について聞く	その文書を読む	その文書を読む
閲覧権限の無いファイル	使わない	使わない

情報を守る目的でオフにするなら、「勝手に探しに行かなくなる設定」と理解しておくのが正確です。

見られて困るファイルは、共有の範囲そのものを絞る方が確実に効きます。

たとえば人事評価の資料を「組織内の全員が閲覧可」で置いていれば、ドライブをオフにしても、そのファイルの名前を知っている社員は中身をGeminiに要約させられます。

守りたいのがその資料なら、効くのはWorkspace Intelligenceの設定より、資料の共有を担当者だけに絞る操作の方です。

オフにすると使えなくなる機能

データソースを切ると、その上で動いていた機能も一緒に止まることがあります。

公式ヘルプが挙げている例は次の3つです。

オフにしたソース	止まる可能性がある機能	代わりにできること
Gmail	Gmail検索の「AIによる概要」とAI Inbox	メールを開いてから要約を頼む
カレンダー	他のアプリから予定を読む・予定を入れる	カレンダーを直接開いて操作する
ドライブとドキュメント	ドライブのプロジェクト機能	共有フォルダで手作業でまとめる

ヘルプには「データソースをオフにすると、Gemini の効果が制限されます」とあり、Googleは全部オンのままにすることを勧めています。

あとから必須に変わる可能性

ヘルプには、ある機能にとって任意だったデータソースが、時間とともに必須の条件に変わる場合があるとも書かれています。

いまオフにして問題が無くても、機能の更新で急に使えなくなることがあるため、オフにしたソースは社内で一覧にしておくと原因を追いやすくなります。

対象のプラン

公式ヘルプが対応しているとするエディションは、Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Plus、Frontline Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、Nonprofitsです。

AI拡張アクセス、Google AI Pro for Education、Teaching and Learningの各アドオンでも使えます。

契約の種類	使えるか	設定を変えられるか
Business Starter〜Plus	使える	管理コンソールから変えられる
Enterprise Standard・Plus	使える	管理コンソールから変えられる
Workspace Individual	ヘルプの記載なし	管理コンソールが無いので変えられない
Education Fundamentals・Standard	使えない	対象外
教育機関の18歳未満の利用者	使えない	対象外

Workspace Essentials StarterとWorkspace Individualは管理コンソールが無いため、データソースの制御ができないとヘルプに明記されています。

1人で事業をしていて個人向けの契約を使っている場合は、会社として細かく切り替える方法が無いことになります。

その場合に手元で触れるのは、Gmailの設定にあるスマート機能のオンとオフだけです。

料金について

Workspace Intelligenceのために別の申し込みは要らず、対象のプランに入っていれば最初から動いています。

プランそのものの料金は時期によって変わるため、契約前にGoogleの公式の料金ページで確かめてください。

プライバシーについてGoogleが約束していること

公式ヘルプは、AI機能は利用者ごとの閲覧権限を守り、「ユーザーがすでに閲覧権限を持っているコンテンツのみに基づいて回答を生成します」と書いています。

続けて「ユーザーのデータが生成 AI モデルのトレーニングや広告の目的に使用されることはありません」とも明記しています。

10月22日の管理者あての通知でも、この方針は変わらないと繰り返されています。

約束の範囲を読み違えないために

閲覧権限を守るということは、社員が開けるファイルはGeminiも使えるという意味でもあります。

本来は限られた人だけが見るはずの資料が「リンクを知っている全員」で共有されていれば、Geminiの回答に混ざる可能性があります。

これまでも、そのリンクを知っていれば誰でも開ける状態でした。

違うのは、これまでは誰もそのファイルを探しに行かなかったのに対し、これからはGeminiが質問に関係しそうな資料を自分で探しに行く点です。

放っておかれていた共有の設定が、Geminiを通じて表に出てくると考えておくと備えやすくなります。

Googleが約束していること	それでも会社側で見ること
閲覧権限のある内容だけを使う	共有の範囲が広すぎるファイルが無いか
AIの学習に使わない	社員が外部のAIに貼り付けていないか
広告に使わない	退職者のアカウントが残っていないか
データの扱いの方針は変えない	機密の資料にデータ損失防止のルールを付けているか

教育機関向けの注意として、18歳以上の利用者は、共有した側がこの仕組みを使えるかどうかに関係なく、自分に共有されたデータにアクセスできるとも書かれています。

小さな会社はオンのままにするべきか

社員が数人から数十人の会社で、共有の範囲が整っているなら、オンのままで使い始めて問題ありません。

判断を分けるのは、共有の設定が整っているかどうかです。

会社の状態	いま起きていること	次にすること
共有の範囲を部署ごとに分けている	Geminiも同じ範囲でしか読まない	オンのまま社員に使い方を伝える
何でも「全員が編集可」で共有している	給与表などが回答に混ざるおそれがある	先に共有の範囲を見直す
退職者のアカウントが残っている	その人のファイルの扱いがあいまい	アカウントを整理してから使う
ToDoリストに私的な予定も入れている	11月14日から参照される	ToDoだけオフにするか使い分ける
Geminiをほとんど使っていない	オンでもオフでも影響が小さい	まず1つの部署で試す

一部の人だけで試すやり方

管理コンソールでは、組織部門やグループごとに設定を分けられます。

まず営業だけ、あるいは代表と役員だけでオンにして、2週間ほど使い心地を見る進め方が無理がありません。

ヘルプによると、グループの設定は組織部門の設定より優先されます。

試すあいだに見ておくこと

試す期間には、Geminiの答えに出てきた資料の名前をときどき控えておくと役に立ちます。

「この人には見せるつもりの無かった資料が出てきた」という例が1件でもあれば、それは共有の設定を直す合図です。

反対に、2週間たっても困った例が出なければ、ほかの部署へ広げる判断がしやすくなります。

管理コンソールでの設定手順

設定を変えるには、管理コンソールでGeminiの「設定」管理者権限が必要です。

社員が少ない会社では、契約したときの代表のアカウントが特権管理者になっていることがほとんどで、その場合は追加の権限の設定は要りません。

外部の業者に管理を任せている場合は、この画面を触れるのがその業者だけということもあるため、先に誰が操作できるかを確かめてください。

手順	操作	つまずきやすい点
1	管理コンソールのメニューから「生成AI」を開く	権限が無いと項目が出ない
2	「Gemini for Workspace」を選ぶ	Geminiアプリの設定と取り違えない
3	「Workspace Intelligence」のパネルを押す	ToDoリストの行が増えているか見る
4	必要なら横で組織部門かグループを選ぶ	選ばないと組織全体に効く
5	サービスの横の「編集」でオンかオフにして保存する	反映まで最大48時間かかる

この設定が効かない範囲

ヘルプによると、この設定はWorkspaceの中のGeminiにだけ効きます。

Gemini for Education、Geminiアプリ、Gemini Notebookなどでのデータの使い方は、別の設定で管理されています。

「管理コンソールで止めたのにGeminiアプリでは使えた」という場合は、こちらの別の設定を確認してください。

社員がGeminiアプリと、GmailやドキュメントのサイドパネルにいるGeminiを同じものだと思っていると、この違いで話がかみ合わなくなります。

社内に案内するときは、どちらのGeminiの話なのかを一言添えておくと混乱が減ります。

他の設定との関係

Workspace Intelligenceの設定は、ほかのいくつかの設定と重なって働きます。

関係する設定	Workspace Intelligenceとの関係	確認する人
ファイルの共有設定	閲覧できる範囲がそのままGeminiの範囲になる	各ファイルの持ち主
データ損失防止のルール	ルールに引っかかるデータは使われない	管理者
利用者のスマート機能	オフの人には働かない	利用者本人
Geminiアプリの設定	別の設定で、互いに影響しない	管理者

データ損失防止のルールでデータソースへのアクセスが制御されることも、公式ヘルプに書かれています。

よくある質問

Workspace Intelligenceはいつから使えますか

2026年4月22日から順に提供されています。

Googleの更新情報ブログでは、機能が見えるようになるまで1〜3日かかるとされていました。

ChatのAsk GeminiやGmailのAI Inboxのように、土台の上で動く個別の機能は、それぞれ別の時期に順番に届いています。

利用者が自分でオンやオフにできますか

Workspace Intelligenceそのものに利用者向けの設定はありません。

Googleの更新情報ブログにも、利用者向けの設定は無いと書かれています。

ただし利用者は「Google Workspace のスマート機能」をオフにすることで、Gemini in Workspaceの機能をまとめて止められます。

オフにすれば社内の情報は一切使われませんか

使われる場合があります。

利用者がファイルやメールを名指ししたときと、画面で開いている文書について聞いたときは、データソースがオフでもその中身が使われます。

ToDoリストを止めたいときはどうすればいいですか

管理コンソールの「Workspace Intelligence」のパネルで、Google ToDo リストの行をオフにして保存します。

参照が始まる11月14日より前に、反映の48時間を見込んで済ませておくと確実です。

Geminiが社内のことを知らないのはなぜですか

日本ではスマート機能の設定が既定でオフのため、本人の設定が原因になっていることがよくあります。

次に、管理者がデータソースを切っていないか、反映待ちの48時間の途中でないかを確認します。

それでも直らないときは、聞きたい資料に本人の閲覧権限があるかを見てください。

権限の無い資料は、どの設定にしてもGeminiの答えに使われません。

まとめ

Workspace Intelligenceは、Gmail・ドライブ・カレンダー・チャットの情報をGeminiに渡す土台で、2026年11月14日からはToDoリストも加わります。

実際に働くかどうかは、管理者のデータソースの設定と、利用者のスマート機能の設定の両方で決まります。

日本ではスマート機能が既定でオフなので、使いたい会社は社員側の設定も確かめる必要があります。

ToDoリストについては、11月14日より前に使うか止めるかを決めておけば、あとで慌てずに済みます。

止めたい会社は、データソースのオフが「探しに行かなくなるだけ」だと理解したうえで、ファイルの共有の範囲もあわせて見直してください。

今日できる点検

点検すること	見る場所	終わりの目安
データソース5つのオンとオフ	管理コンソールのWorkspace Intelligence	ToDoリストの扱いを決めた
自分のスマート機能の設定	Gmailの設定の「全般」タブ	オンかオフかを把握した
全員に共有しているファイル	ドライブの共有アイテム	機密の資料の共有を絞った
退職者のアカウント	管理コンソールのユーザー一覧	不要なアカウントを止めた
社員への周知	社内チャット	11月14日の変更を伝えた