Googleドライブの整理方法 Geminiの自動整理を生かすフォルダの作り方

Googleドライブを開くたびに、どこに何があるのか分からず検索窓に頼っている。

「最終版」「最終版2」「コピー」と似た名前のファイルが並び、どれが正しいのか開くまで分からない。

そんな状態から抜け出したい人に向けて、この記事ではGoogleドライブの整理方法を、フォルダの作り方から名前の付け方、AIによる自動整理の使い方まで順番に説明します。

2026年6月1日には、Googleが「Organize My Files in Drive」という機能の一般提供を始めました。

Geminiがばらばらのファイルを見て、どのフォルダに移すかを提案してくれる機能です。

ただし、この機能には使える条件があり、提案の出来はもともとのフォルダの作り方に左右されます。

そこでこの記事では、AIに任せる前に人が作っておくべき「骨組み」を軸に話を進めます。

読み終えたときに、自分のドライブで最初に作るフォルダと、今日中に片づける対象が決まっている状態を目指します。

Googleドライブが散らかる原因は3つの「置き場所の迷い」

散らかったドライブを見ると、ファイルの量そのものより、置き場所を決めないまま保存してきた積み重ねが目立ちます。

原因を分けて考えると、手を付ける順番が見えてきます。

原因1 保存するときに置き場所を決めていない

メールの添付をドライブに保存したり、新しいドキュメントを作ったりすると、何もしなければファイルは「マイドライブ」の一番上に置かれます。

その場で移動しないまま日が経つと、最上段に数百のファイルが並ぶ状態ができあがります。

たとえば取引先から届いた見積書を毎回「ドライブに保存」で残していると、1年で50件を超える見積書が最上段に並びます。

そこへ議事録や画像が混ざると、名前順に並べても日付順に並べても目当てのファイルにたどり着けません。

原因2 名前の付け方が人と日によって違う

同じ見積書でも「見積_A社」「A社見積もり」「お見積り（A社様）」と書き方が揃っていないと、並べ替えても隣に来ません。

検索しても言葉の揺れで取りこぼすので、結局すべてを開いて確かめることになります。

原因3 共有されたファイルと自分のファイルが混ざっている

人から共有されたファイルは「共有アイテム」に入りますが、ショートカットをマイドライブに追加すると自分のファイルと同じ並びに表示されます。

自分で消せないファイルと自分が管理するファイルの区別がつかなくなると、整理の手が止まります。

いまの状態	起きていること	次にすること
マイドライブの一番上にファイルが100個以上ある	保存した場所から一度も動かしていない	最上段に置いてよいものを決め、それ以外をフォルダへ移す
同じ書類が複数の名前で存在する	名前の付け方に決まりがない	日付とプロジェクト名の順番を1つに決める
「最終版」「最終版2」が並んでいる	版の管理を名前でしている	版の履歴機能を使い、ファイルは1つに絞る
どれが他人のファイルか分からない	共有アイテムのショートカットが混ざっている	オーナーで検索して自分のものだけを先に整理する
容量の警告が出ている	大きな動画や重複ファイルが残っている	サイズ順に並べ、上から不要なものを消す

Googleが勧める整理の基本はフォルダ・名前・色・スター

整理のやり方に決まった正解はありません。

Googleのドライブのヘルプでも「ドライブ内のファイルを整理する方法に正解はありませんが、一般的に推奨されるものをいくつか以下にご紹介します」と前置きしたうえで、命名規則、フォルダの色分け、フォルダとサブフォルダ、説明の追加、スターの5つを挙げています。

この5つは、どれも追加の契約なしで今日から使えます。

フォルダとサブフォルダは浅く始める

同じヘルプには「最初はシンプルな構成にし、必要に応じて調整します」とあります。

最初から5段も6段も掘ると、保存するたびに奥まで降りる手間がかかり、結局また最上段に置くようになります。

目安は2段までです。

1段目に大きな分類、2段目にプロジェクトや年度を置き、それ以上は必要になってから足します。

色とスターは「探す回数が多いもの」にだけ付ける

フォルダの色は、右クリックの「整理」から変えられます。

すべてのフォルダに色を付けると区別がつかなくなるので、進行中の案件だけを1色にするなど、意味を1つに絞るのがコツです。

スターも同じで、毎日開くファイルを10個前後に限ると、左側の「スター付き」がそのまま作業台になります。

たとえば進行中の案件フォルダだけを金色にし、終わったら色を外して年度のフォルダへ移すと決めておけば、色が付いているかどうかで仕事の残りが一目で分かります。

スターは週の初めに見直し、先週1度も開かなかったものから外していくと、一覧が長くなりません。

説明欄には「何のためのファイルか」を書く

ファイルやフォルダには説明を書き込めます。

ヘルプの手順では、右クリックから「ファイル情報」の「詳細」を開き、サイドパネルの一番下で入力します。

説明欄は検索の対象にもなるので、取引先の正式名称や案件番号を入れておくと、名前に入りきらない情報で探せます。

機能	向いている使い方	やりすぎると起きること
フォルダ	仕事の分類と案件ごとの置き場所	階層が深くなり、保存のたびに迷う
名前の規則	並べ替えと検索で隣に来るようにする	長すぎて画面で読めなくなる
フォルダの色	進行中かどうかなど1つの意味を示す	色が多すぎて意味が伝わらない
スター	毎日開くファイルへの近道	付けっぱなしで一覧が長くなる
説明欄	名前に書けない取引先名や案件番号	誰も読まない長文になる

最初に作るフォルダの骨組みは「仕事の流れ」で決める

フォルダをどう分けるかで迷う人が多いのですが、判断の基準は1つで足ります。

「このファイルを次に探すとき、自分は何を手がかりにするか」です。

部署や人で分けると異動のたびに崩れる

「営業部」「田中さん」のように組織や人で分けると、担当が変わった時点で置き場所の意味がなくなります。

人に紐づくフォルダは、本人がいなくなったあとに誰も触れない場所になりがちです。

取引先・案件・年度のどれかを1段目にする

探すときの手がかりとして多いのは、取引先の名前、案件の名前、年度の3つです。

このうち、自分の仕事で一番よく思い出すものを1段目にします。

受託の仕事なら取引先、社内の企画なら案件、経理や総務なら年度が向いています。

10人ほどの制作会社を例にすると、1段目に「01_取引先」「02_社内」「03_経理」の3つを置き、「01_取引先」の下に取引先ごとのフォルダを並べる形になります。

取引先のフォルダの中は「2026_会社案内の改訂」のように年と案件名で分ければ、2段で十分に足ります。

大分類の先頭に「01_」のような番号を付けておくと、名前順で表示したときに並びが固定され、毎回同じ位置に目が行きます。

「00_受け取り箱」を1つだけ作っておく

どこに入れるか決められないファイルの一時置き場を、最上段に1つだけ用意します。

先頭に「00_」を付けると、名前順で常に一番上に表示されます。

迷ったらここに入れ、週に1回だけ中身を振り分けるという約束にすると、マイドライブの最上段が散らからなくなります。

仕事の形	1段目に置くもの	2段目に置くもの
取引先ごとに仕事を受ける	取引先の名前	案件名か年度
社内の企画を複数動かす	案件の名前	資料の種類（企画書・議事録・データ）
経理・総務の定型業務	年度	月か書類の種類
個人で副業やフリーランスをしている	仕事・お金・学習などの大分類	取引先か年度
どれにも当てはまらない	「00_受け取り箱」と大分類3つまで	使いながら必要になったものだけ

ファイル名の規則は「日付_案件_中身」の順で揃える

フォルダの次に効くのが、ファイル名の付け方です。

Googleのヘルプでも、日付を入れる例として「年月日_プロジェクト_メモ」という形が示されています。

日付は8桁で先頭に置く

「2026年10月4日」と書くと、名前順に並べたときに10月が2月より前に来てしまいます。

「20261004」のように8桁で書けば、名前順がそのまま時系列になります。

月だけで足りる書類なら「202610」の6桁でも構いません。

たとえば「20261004_取引先名_見積書」と「20261112_取引先名_見積書」は、名前順に並べるだけで古い順に並びます。

日付を末尾に置くと取引先名で並んでしまい、時系列を追うには1つずつ開くしかなくなります。

版の数字は名前に入れない

ドキュメントやスプレッドシートは、ファイルの中で版の履歴を残せます。

「最終版」「最終版2」とファイルを増やすより、1つのファイルを上書きして、節目の版に名前を付けておくほうが迷いません。

取引先に渡したPDFのように、渡した時点の形を残したいものだけ、日付を変えて別ファイルにします。

ドキュメントなら「ファイル」メニューの「変更履歴」から今の版に名前を付けられるので、提出した日の版を「初回提出」として残しておけます。

後から「先月の時点ではどう書いていたか」と聞かれても、ファイルを探し回らずに履歴から開けます。

記号と空白は使う種類を決めておく

区切りに「_」を使うか「-」を使うか、全角か半角かを決めておかないと、同じ規則のつもりでも検索で揺れが出ます。

おすすめは半角の「_」1種類だけです。

書類の種類	名前の例	そう付ける理由
見積書・請求書	20261004_取引先名_見積書	日付順に並び、取引先名でも探せる
議事録	20261004_案件名_定例会議メモ	会議の回が時系列に並ぶ
企画書	案件名_企画書（版は履歴で管理）	常に最新が1つだけになる
取引先に渡した資料	20261004_取引先名_提案資料_送付分	渡した時点の形を後から確かめられる
月次の集計	202610_売上集計	月ごとに並び、年をまたいでも崩れない

どのフォルダにも入っていないファイルを先に見つける

骨組みと名前の規則が決まったら、次は散らばっているファイルを集めます。

ここで役に立つのが、ドライブの検索窓に入力する検索オプションです。

検索オプションで対象を絞る

Googleのヘルプ「Google ドライブでファイルを検索する」には、オーナー、共有相手、スターの有無、ファイルの種類などで絞り込む書き方がまとめられています。

たとえば「owner:me」と入れると自分がオーナーのファイルだけが残り、「type:spreadsheet」でスプレッドシートだけに絞れます。

組み合わせることもできるので、「自分のスプレッドシートだけを先に片づける」といった進め方が取れます。

具体的には、検索窓に「owner:me type:spreadsheet」と続けて入れると、自分がオーナーのスプレッドシートだけが並びます。

一覧の上で複数のファイルを選んでまとめてフォルダへ移せば、種類ごとに数十個ずつ片づけられます。

ヘルプでは、検索窓に自然な文章で質問するとGeminiが内容をまとめて答える機能にも触れており、対象の環境では探す作業そのものも短くなります。

親フォルダのないファイルを探す書き方

管理者向けのヘルプでは、親フォルダのないファイルを探す方法として、検索ボックスに「is:unorganized」を使った書き方が紹介されています。

退職者のファイルを引き継ぐ場面の説明ですが、未整理のファイルを洗い出す手がかりとして覚えておくと便利です。

探したいもの	検索窓に入れる例	見つけたあとにすること
自分がオーナーのファイル	owner:me	自分で動かせるものから振り分ける
スプレッドシートだけ	type:spreadsheet	種類ごとにまとめて移動する
組織の外と共有しているもの	sharedwith:external	今も共有が必要かを確かめる
スター付きのもの	is:starred	今も毎日使うものだけ残す
ゴミ箱に入れたもの	is:trashed	必要なものがないか見てから空にする

容量を食っているファイルはサイズ順で見る

ドライブの「保存容量」の画面を開くと、ファイルを大きい順に並べられます。

Googleのヘルプによると、各Googleアカウントには「Gmail、Google ドライブ、Google フォトで共有できる最大 15 GB の保存容量」が用意されています。

つまりドライブの大きな動画を消すと、メールや写真に使える容量も空きます。

ただし、大量に削除したあと容量の表示が正しく更新されるまでには「通常 48～72 時間ほどかかります」とあるので、消した直後に数字が変わらなくても焦る必要はありません。

Geminiの自動整理「ファイルの移動を提案」でできること

ここからが、2026年に一般提供が始まったAIによる整理機能です。

Googleのドライブのヘルプでは、この機能を次のように説明しています。

「Gemini は、ファイルの内容、整理のパターン、一般的な整理のベスト プラクティスに基づいて、既存のフォルダにファイルを移動したり、新しいフォルダを作成したりすることを提案します」

中身を読んだうえで、すでにあるフォルダに入れるか、新しいフォルダを作るかを提案してくれるということです。

提案は勝手に実行されない

同じヘルプには「ユーザーの許可なく Gemini がファイルを移動することはありません」と明記されています。

提案の一覧でチェックを入れたものだけが移動するので、AIに任せたらファイルがどこかへ消えた、という事態は起きにくい作りです。

Googleの告知ブログによると、承認すると一括で移動が行われ、移動によって共有の権限が変わる場合は確認が求められます。

対象になるファイル

ヘルプでは、対象としてPDF、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、画像、文字起こし付きの動画などが挙げられています。

ショートカットも整理の対象です。

一方で、ファイルを動かすには編集者のアクセス権が必要なので、閲覧だけ共有されたファイルは対象から外れます。

提案を絞り込む方法

提案の一覧の上部にある絞り込みから、整理の仕方を調整できます。

ヘルプに載っている調整は、プロンプトでの指示（「年ごとにグループ化する」など）、プロジェクトごとの整理、会議メモの整理、新しいフォルダを増やすか減らすか、フォルダ名を短くする、提案のやり直しです。

提案されたフォルダ名はその場で変えられるので、自分の命名規則に合わせてから承認できます。

やりたいこと	使う調整	気をつける点
年度ごとに分けたい	プロンプトで「年ごとにグループ化する」と指示	既存のフォルダ名の書き方と揃うか確かめる
案件ごとにまとめたい	プロジェクトごとに整理	似た名前の案件が1つにまとめられていないか見る
会議の記録を片づけたい	会議メモを整理	議事録の置き場所を先に1つ決めておく
フォルダが細かすぎる	新しいフォルダを減らす	減らしたあと1つのフォルダに入りすぎないか見る
フォルダ名が長い	フォルダ名を短くする	短くした名前で中身が分かるか確かめる

Geminiの整理機能を使う手順

使い方そのものは単純で、ボタンを押してから承認まで数分で終わります。

ヘルプの手順を、つまずきやすい点と合わせて並べます。

手順1 ウェブ版のドライブでマイドライブかフォルダを開く

パソコンのブラウザで drive.google.com を開き、マイドライブか、整理したいフォルダを開きます。

整理できるファイルがあると「ファイルの移動を提案」というボタンが表示されます。

手順2 提案を開いて中身を確かめる

ボタンを押すと、Geminiが整理されていないファイルを分析し、移動先の候補を出します。

候補は、既存のフォルダへの移動と、新しいフォルダの作成の2つに分かれて表示されます。

手順3 チェックを入れて移動する

移動してよいファイルにチェックを入れ、一覧の上部の「ファイルを移動」を押します。

新しいフォルダを作る場合は確認の画面で「作成して移動」を押すと完了です。

手順4 違う提案は削除し、間違えたら元に戻す

合わない候補は削除できます。

ヘルプによると、削除した組み合わせについては「Gemini は 30 日間、そのファイルまたはフォルダのペアを提案しなくなります」。

移動を間違えた場合は、画面下の確認メッセージで「元に戻す」を押すか、Windowsなら Ctrl+Z で戻せます。

ただし「データ損失を防ぐため、移動を元に戻しても新しいフォルダは削除されません」とあるので、空のフォルダが残っていないか最後に確かめます。

使う前に確かめたい3つの条件

この機能は、誰でもすぐ使えるわけではありません。

日本で使う場合に特に引っかかりやすい条件を整理します。

条件1 表示言語が英語のウェブ版だけ

ヘルプの冒頭には「この機能は、英語のウェブ版ドライブ（drive.google.com）でのみご利用いただけます」と書かれています。

Googleの告知ブログでも、提供は英語での世界展開とされています。

日本語の画面のままではボタンが出ないので、試すときはアカウントの表示言語を英語に切り替える必要があります。

条件2 対象のプランが決まっている

告知ブログで対象とされているのは、法人向けではBusiness StandardとBusiness Plus、Enterprise StandardとEnterprise Plusです。

個人向けではGoogle AI ProとGoogle AI Ultraが対象で、最も安い法人向けプランのBusiness Starterは一覧に入っていません。

条件3 スマート機能と管理者の設定

使う人の側では、Workspaceのスマート機能を有効にしておく必要があります。

管理者の側では、ドライブでGeminiが有効になっていれば、この機能も既定で使える状態になります。

なお告知ブログには、2026年7月15日まで利用上限を引き上げる期間を設け、その後は1人あたりの上限が適用されると書かれています。

あなたの環境	いまの状態	次にすること
Business Standard以上で表示言語が英語	条件を満たしている	マイドライブで「ファイルの移動を提案」を試す
Business Standard以上で表示言語が日本語	ボタンが表示されない	試すときだけ表示言語を英語に切り替える
Business Starter	対象のプランに入っていない	手作業の整理と検索オプションで進める
個人の無料アカウント	対象に入っていない	骨組みと名前の規則を先に整える
個人でGoogle AI Proを契約	対象に入っている	英語表示に切り替えて提案を確かめる

AIの提案は人が作った骨組みに沿って出てくる

この機能について一番伝えたいのは、提案の出来が今あるフォルダの作り方に左右されるという点です。

Googleの告知ブログは、Geminiが「あなたの整理の構造と方針」に基づいて、ばらばらのファイルの移動先を提案すると説明しています。

ヘルプでも、提案の根拠の1つに「整理のパターン」が挙げられています。

言いかえると、手本になるフォルダが1つもないドライブでは、AIは一般的な分け方で新しいフォルダを次々に作るしかありません。

反対に、取引先や年度の骨組みと名前の規則が先にあれば、新しいファイルがその並びに沿って振り分けられやすくなります。

たとえば骨組みのないドライブで提案を開くと、「請求関連」「画像」「その他資料」のような、中身から推し量った一般的なフォルダ名が並びがちです。

そのまま承認すると、自分の仕事の分け方とは別の分類がもう1つ増え、置き場所の迷いがかえって大きくなります。

先に「01_取引先」の下に取引先ごとのフォルダがあれば、見積書や議事録はその取引先のフォルダへの移動として提案されやすくなります。

そのため、おすすめの順番は次の図のとおりです。

1から3は、AIの機能が使えない環境でもそのまま役に立ちます。

機能が使える環境なら、3で集めたファイルを4でまとめて振り分けると、手作業で1つずつ動かす時間を大きく減らせます。

AIに任せないほうがよいファイル

提案は確認してから実行されるとはいえ、置き場所を人が決めたほうが安全なファイルもあります。

共有の範囲が変わると困るもの

ドライブでは、ファイルを別のフォルダに移すと、移動先のフォルダの共有設定を引き継ぐことがあります。

告知ブログでも、一括移動の際に権限の変化を確認する画面が出ると説明されています。

契約書や人事の書類のように見せる相手が限られるものは、AIの提案に入っていてもチェックを外し、自分で置き場所を決めます。

取引先と共有している作業中のファイル

外部の人と一緒に編集しているファイルを動かすと、相手の画面でも場所が変わったように見えることがあります。

案件が終わるまでは動かさず、終わったあとに年度のフォルダへ移すほうが混乱を招きません。

ファイルの種類	AIの提案を使うか	理由
自分だけが使う作業メモ	使う	移動しても誰にも影響しない
会議の議事録	使う（置き場所を先に決めておく）	数が多く手作業だと時間がかかる
契約書・人事の書類	使わない	移動で見られる人が変わるおそれがある
取引先と共同編集中の資料	案件が終わるまで使わない	相手の作業を止めないため
閲覧だけ共有されたファイル	対象外	編集者の権限がないと動かせない

会社で使うならマイドライブと共有ドライブを分ける

個人のアカウントなら、ここまでの手順で十分です。

会社のWorkspaceで使う場合は、もう1つ決めておくことがあります。

チームのファイルを誰のドライブに置くか、です。

マイドライブのファイルは作った人のもの

Googleの「共有ドライブとは」のページにある比較表では、マイドライブのファイルのオーナーは「ファイルまたはフォルダを作成したユーザー」とされています。

一方、共有ドライブのファイルのオーナーはチームです。

同じページでは、メンバーがチームを去ってアカウントが削除されても、共有ドライブに追加したファイルは残ると説明されています。

共有ドライブにも上限がある

Googleの管理者向けヘルプによると、「1 つの共有ドライブに保存できるアイテム数は最大 50 万個です」。

この数にはゴミ箱の中のアイテムも含まれます。

同じヘルプは、アイテム数を上限よりかなり少なめに保つよう勧めており、残りが上限の20%を切ると警告が出ることがあります。

フォルダの階層は最大100段まで作れますが、フォルダを増やしすぎず、内容ごとに共有ドライブを分けるほうがよいとされています。

小さな会社なら「営業」「経理」「制作」のように仕事の種類で共有ドライブを3つほどに分け、それぞれの中に取引先や年度のフォルダを作る形が扱いやすいでしょう。

共有ドライブの名前にも番号を付けておくと、左側の一覧で並びが揃います。

置きたいファイル	向いている場所	理由
自分だけの下書きやメモ	マイドライブ	他の人に見せる必要がない
部署やチームで使い続ける資料	共有ドライブ	担当者が辞めてもファイルが残る
取引先ごとの契約・請求の書類	共有ドライブ（取引先ごとのフォルダ）	引き継ぎのときに探さずに済む
部署をまたぐ大きなプロジェクト	プロジェクト専用の共有ドライブ	1つの共有ドライブに詰め込みすぎない
一時的に外部とやり取りするファイル	共有ドライブ内の外部共有用フォルダ	共有の範囲をフォルダ単位で管理できる

退職や異動でファイルが消える事故を防ぐ

マイドライブに仕事のファイルを置いたまま担当者が辞めると、管理者がアカウントを削除した時点でファイルも一緒に消えるおそれがあります。

Googleの管理者向けヘルプは、離職した従業員のファイルを他のユーザーに移管すれば、アカウントを削除する前にファイルを保存しておけると説明しています。

ゴミ箱の中身は引き継がれない

同じヘルプには「ゴミ箱内のアイテムは移管されません」とあります。

さらに、ユーザーを削除するとゴミ箱内の移管されていないファイルも削除されます。

引き継ぎの前に、本人にゴミ箱の中身を確かめてもらう手順を入れておくと安心です。

退職が決まったら、最終出社日の1週間前までに次の3つを本人と一緒に確かめておくと、引き継ぎの漏れが減ります。

1つ目はマイドライブにある仕事のファイルを共有ドライブへ移したか、2つ目はゴミ箱に必要なファイルが残っていないか、3つ目は取引先と共有しているファイルの共有相手を後任に切り替えたかです。

日ごろから共有ドライブに置く習慣をつける

移管の作業は管理者の手間がかかり、親フォルダのないファイルは別の手順で集める必要があります。

最初からチームのファイルを共有ドライブに置いておけば、この作業自体がほとんど要らなくなります。

ショートカットで「同じファイルを2か所に置きたい」を解決する

1つのファイルを複数のフォルダから開きたい場面はよくあります。

そんなときは、ファイルをコピーせずにショートカットを作ります。

ショートカットは元のファイルを指すリンク

Googleのヘルプでは、ショートカットは「別のファイルやフォルダを参照するリンク」で、「元のファイルを参照しているため、常に最新の情報が表示されます」と説明されています。

コピーと違って中身が分かれないので、どちらが新しいか分からなくなる問題が起きません。

たとえば会社の料金表を営業の案件フォルダすべてにコピーして置くと、料金を改定したときにすべてのコピーを直す必要があります。

ショートカットにしておけば、元の1つを直すだけで、どのフォルダから開いても新しい料金表が表示されます。

1つのファイルやフォルダにつき、自分で作れるショートカットは最大500個です。

ショートカットでは権限は変わらない

同じヘルプには「ショートカットを作成しても、元のファイルの権限が自動的に更新されることはありません」とあります。

共有フォルダにショートカットを置いても、元のファイルを見られない人はショートカットから開けません。

見せたい相手がいる場合は、元のファイルの共有設定を別に変える必要があります。

やりたいこと	使う方法	気をつける点
同じ資料を2つの案件フォルダから開きたい	ショートカット	元のファイルの置き場所は1つに決める
取引先に渡す用に形を固定したい	コピー（日付付きの名前）	コピーは自分の保存容量を使う
共有されたファイルを自分の一覧に出したい	ショートカット	オーナーが消すと開けなくなる
他の人にも見せたい	元のファイルの共有設定を変える	ショートカットだけでは権限は増えない

ゴミ箱と保存容量の扱いを知っておく

整理の途中で不要なファイルを消すときに、知っておきたい決まりが2つあります。

ゴミ箱のファイルは30日で消える

Googleのヘルプには「ファイルはゴミ箱に 30 日間保存され、その後完全に削除されます」とあります。

迷うファイルはいったんゴミ箱に入れ、30日のあいだに困らなければそのまま消える、という使い方ができます。

ただし30日を過ぎたあとは、自分ではゴミ箱から戻せなくなります。

取引先とのやり取りの記録のように後から求められる可能性があるものは、ゴミ箱に入れずに年度の「保管」フォルダへ移しておくほうが安全です。

容量を超えると新しいファイルが作れない

同じく保存容量のヘルプによると、容量を超えると新しいファイルをドライブにアップロードできなくなり、Gmailの送受信にも影響することがあります。

容量を超えた状態が2年以上続くと、ドライブやGmailの内容が削除される場合があるとも書かれています。

削除の前には3か月以上前に通知が届くとされていますが、警告が出た時点で大きなファイルから片づけるのが確実です。

なお、共有フォルダの中のファイルはオーナーの容量だけを使い、共有された側の容量は使いません。

散らからない状態を保つ月1回の点検

一度きれいにしても、保存のたびに置き場所を決めなければ、3か月もすれば元に戻ります。

月に1回、15分だけ時間を取って、次の点を見直します。

受け取り箱を空にする

「00_受け取り箱」に入っているファイルを、骨組みに沿って振り分けます。

どこにも入らないファイルが毎月同じ種類で出てくるなら、それは新しいフォルダを作る合図です。

たとえば毎月「打ち合わせの録音」が3つも4つも受け取り箱に残るなら、案件フォルダの中に「録音」のフォルダを1つ足します。

反対に、半年以上何も入っていないフォルダは、上の段のフォルダにまとめて数を減らします。

共有の範囲を見直す

検索窓に「sharedwith:external」と入れ、組織の外と共有しているファイルを確かめます。

案件が終わったのに共有したままのファイルは、共有を外すか、閲覧だけに切り替えます。

AIの提案を月に1回だけ見る

機能が使える環境なら、点検の日にマイドライブで「ファイルの移動を提案」を開き、たまったファイルをまとめて振り分けます。

毎日使うより、月に1回まとめて確かめるほうが、提案の良し悪しを落ち着いて判断できます。

提案の中に、自分の骨組みとずれたフォルダ名が繰り返し出てくるなら、それは骨組みのほうを見直す手がかりにもなります。

よくある質問

Q1 Geminiの自動整理は無料のGoogleアカウントでも使えますか？

Googleの告知ブログが挙げる対象は、法人向けのBusiness StandardとBusiness Plus、Enterprise StandardとEnterprise Plus、個人向けのGoogle AI ProとGoogle AI Ultraなどです。

無料のアカウントは対象に入っていないので、この記事のフォルダの骨組みと名前の規則、検索オプションで整理を進めます。

Q2 日本語の画面で「ファイルの移動を提案」が表示されません

ヘルプでは、この機能は英語のウェブ版ドライブでのみ使えるとされています。

試すときは、Googleアカウントの表示言語を英語に切り替えてから drive.google.com を開き直します。

Q3 AIが勝手にファイルを移動することはありますか？

ヘルプには、ユーザーの許可なくGeminiがファイルを移動することはないと明記されています。

チェックを入れて「ファイルを移動」を押したものだけが動き、間違えた場合は元に戻せます。

Q4 フォルダは何段まで作るのがよいですか？

はじめは2段までにして、足りなくなったときだけ3段目を足すのがおすすめです。

Googleのヘルプも、最初はシンプルな構成にして必要に応じて調整するよう勧めています。

Q5 スマホのアプリでも整理できますか？

フォルダへの移動やショートカットの追加は、スマホのドライブアプリでもできます。

ただし、Geminiの「ファイルの移動を提案」はパソコンのウェブ版での手順として案内されているので、まとめて振り分ける作業はパソコンで行います。

まとめ

Googleドライブの整理は、置き場所の骨組みを決め、名前の規則を揃え、散らばったファイルを検索で集めるところから始まります。

2026年6月に一般提供が始まったGeminiの「ファイルの移動を提案」は、この骨組みがあるほど狙いどおりの提案を出してくれます。

英語のウェブ版だけ、対象のプランが限られるといった条件はありますが、条件を満たさなくても手順の大半はそのまま使えます。

会社で使う場合は、チームのファイルを共有ドライブに置くことで、担当者が辞めたときにファイルが消える事故も防げます。

最後に、今日のうちにできる点検を表にまとめました。

今日やること	かかる時間の目安	終わったときの状態
1段目のフォルダを3つまで決めて作る	10分	保存先の候補が決まっている
「00_受け取り箱」を最上段に作る	1分	迷ったファイルの置き場所がある
名前の規則を「日付_案件_中身」に決める	5分	次に保存するファイルから揃い始める
「owner:me」で自分のファイルを表示し、最上段の10個を振り分ける	15分	最上段のファイルが減っている
保存容量の画面で大きいファイルを5つ確かめる	5分	消してよいものが分かっている
英語表示で「ファイルの移動を提案」が出るか確かめる（対象プランのみ）	5分	AIの整理を使えるかが分かっている